Creatief in coronatijd: communicatieadviseur Irma Haan over haar werk
De juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek krijgen: dat is waar Irma Haan zich mee bezig houdt als communicatieadviseur binnen het project Groningen Spoorzone. Samen met haar collega's van het team communicatie houdt zij betrokkenen en geïnteresseerden op de hoogte van het verloop van de verbouwing van Station Groningen. Dat is soms best een uitdaging, zeker in tijden van corona. Hoe Irma en haar team daarmee omgaan, vertelt ze in dit artikel.
Wat is jouw rol binnen het project Groningen Spoorzone?
"Ik zit namens de provincie Groningen in het communicatieteam van Groningen Spoorzone. Samen met communicatieadviseurs van de gemeente Groningen, ProRail, NS en een communicatiemedewerker van de provincie informeren wij betrokkenen en geïnteresseerden over de voortgang van het project. Dat kan heel algemeen zijn, waarbij we uitleggen welke werkzaamheden we uitvoeren, waarom we dat doen en wat mensen hiervan gaan merken. Maar we communiceren ook heel concreet naar de directe omgeving van de plek waar er gebouwd wordt, het hoofdstation in dit geval. Direct omwonenden kunnen hinder ondervinden van de werkzaamheden en we willen ze dan tijdig vertellen wat we gaan doen, waarom, welke hinder ze ervan kunnen ondervinden en waar ze terecht kunnen voor vragen en eventuele klachten. En dat geldt ook voor de reizigers op het station natuurlijk."
Waar ligt op dit moment de focus van je werk?
"Het project is al een aantal jaren bezig, maar gaat nu voornamelijk over de verbouwing van het hoofdstation. We informeren mensen hiervan op verschillende manieren, zoals via onze website (www.groningenspoorzone.nl), waar we regelmatig nieuwsberichten en achtergrondverhalen publiceren. Daarnaast delen we berichten via Twitter en versturen we eens in de zes weken een digitale nieuwsbrief, waarin we lezers bijpraten over de stand van zaken. Ook hebben we een webcam. Hiermee kun je via een livestream een kijkje nemen op de bouwplaats en zien wat er op dat moment gebeurt. We merken dat mensen het erg leuk vinden dat we zoveel over het project delen."
Wat is de grootste uitdaging?
"Specifiek voor deze periode is de grootste uitdaging om goed in contact te blijven met betrokkenen en direct omwonenden tijdens de coronacrisis. We worden gedwongen om dat op een andere manier te doen dan we eigenlijk zouden willen en hierin moeten we erg creatief zijn. Zo wilden we vorig jaar bijvoorbeeld de omgeving informeren over een grote treinvrije periode, een periode waarin er helemaal geen treinen rijden van en naar station Groningen. Normaal doen we dat door een informatiebijeenkomst te organiseren op een locatie vlakbij de bouwplaats, maar vanwege corona moesten we ineens op zoek naar een alternatief. Dat werd een online bijeenkomst. Nu we al anderhalf jaar in deze situatie zitten, hebben we veel bijeenkomsten op deze manier georganiseerd. We worden daar steeds handiger in, maar we zouden natuurlijk het liefst persoonlijk contact hebben met de mensen die iets gaan merken van werkzaamheden.
Sinds alles online gebeurt, zijn we ook méér gaan communiceren. Mensen kunnen de werkzaamheden nu niet volgen op het station, omdat ze veel minder met de trein of bus reizen. We vinden het daarom extra belangrijk om foto's en video's te maken en te delen, om duidelijk te laten zien welke werkzaamheden we uitvoeren en hoe het vordert. We merkten dat dit gewaardeerd werd."
Hoe vind je het om de verbouwing van het hoofdstation van zo dichtbij te kunnen volgen?
"Dat is erg interessant. Het hoofdstation is heel kenmerkend voor de stad Groningen en niet voor niets uitgeroepen tot het mooiste station van Nederland. Het is natuurlijk ook een prachtig monumentaal pand. Ik vind het fascinerend om te zien hoe dat verbouwd wordt en klaar wordt gemaakt voor de toekomst, met meer reizigers en een betere treinverbinding. Door in het communicatieteam te zitten krijg je wel echt een kijkje in de keuken van zo'n groot bouwproject."
Wat vind je het leukst aan je werk?
"Wat ik leuk vind is dat je met iets heel concreets bezig bent, je ziet precies wat er op het bouwterrein gebeurt. En het is een project waar veel mensen straks iets aan hebben als het klaar is. Het is ook inspirerend om samen te werken met mensen van de gemeente, ProRail en ook met NS, Arriva en Groningen Bereikbaar. Iedere partij heeft een ander belang en een andere kijk op de zaak maar wel met hetzelfde doel. Dat maakt het wel interessant voor mij, dat is altijd wel een uitdaging. En natuurlijk is het een kick als het dan lukt om daar samen uit te komen. Van die verscheidenheid aan belangen en visies leer je zelf ook weer heel veel."
